Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat
bila digunakan komputer karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh
melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer yang
semakin maju, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk
memproses data akuntansinya.
Menurut Jogianto Hartono
dalam buku Pengenalan Komputer menyatakan bahwa: Komputer adalah sistem
elektrronik untuk memanipulasi data yang cepat serta dirancang dan
diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah –
langkah instruksi- instruksi program yang tersimpan di memori ( Stored
Program)(Jogianto 2000, p1)
Jadi dapat disimpulkan bahwa komputer adalah suatu alat elektronik yang
dapat menerima dan mengolah data dengan menggunakan suatu program yang
tersimpan dalam memori komputer yang secara otomatis dapat memberikan
informasi.
Agar komputer dapat digunakan untuk mengolah data, maka harus berbemtuk
sistem komputer. Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk
menghasilkan informasi, supaya tujuan tersebut terlaksana maka perlu ada
elemen-elemen yang mendukungnya yaitu :
1) Hardware (perangkat keras) adalah peralatan di sistem
komputer yang secara phisik terlihat dan dapat di jamah.
2) Software (perangkat lunak) adalah program yang berisi
perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.
3) Brainware adalah manusian yang terlibat didalam
mengoperasikan serta megatur sistem komputer.
Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer,
mengubah data transaksi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan
memprosesnya. Satelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat
dibaca oleh mesin, dan kemudian di konversi ke dalam bentuk yang dapat dibaca
oleh manusia. Kegiatan ini disebut siklus pengolahan data, untuk lebih lanjut
kita jelaskan siklus pengolahan data seperti dibawah ini :
Memasukan Data ( Data
Input)
Pada tahap ini, data transaksi
direkam/disimpan dan di konversi (menyamakan atau mencocokan data) menjadi
bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Salah satu cara untuk merekam atau
menyimpan data adalah menggunakan dokumen-dokumen, yaitu dokumen sumber adalah sebuah formulir
untuk merekan data transaksi, contohnya dalam transaksi penjualan yaitu faktur
penjualan. Dokumen sumber ini sering disebut pula disebut dengan bukti
transaksi atau dokumen transaksi.
Data juga dapat di input dengan menggunakan
sebuah dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan dan dikirim kepada
pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan sebagai input (turnaround
document), contoh surat
tagihan. Data juga dapt dimasukan ke dalam alat yang menangkap data langsung
dalam bentuk yang dapat di baca oleh komputer (Source Data Automation),
contoh mesin ATM dan scanners
yang dipakai oleh supermarket.
Memproses Data (Data
Processing)
Setelah data direkam/disimpan,
aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data
yaitu pemrosesan data transaksi secara periodik untuk memperbarui data yang
disimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang sering dilakukan yaitu penambahan
data, memasukan data baru ke dalam file; penghapusan, menghapus data dari dalam
file; pembaruan, merevisi saldo sekarang dapat dengan menambah/mengurangi angka
sebuah transaksi, pengubahan, memodifikasi field yang memerlukan perubahan
berkala.
Di dalam sebuah disk, terdapat
beberapa basis data. Basis data dapat terdiri dari satu atau lebih file/tabel.
Operasi-operasi yang berkaotan dengan
isi tabel (data) merupakan operasi rutin yang akan berlangsung berulang-ulang
karena itu operasi inilah yang lebih dapat mewakili aktifitas pemrosesan data. Data
yang disimpan, diperbarui, dan dapat dipanggil lagi dengan alat identifikasi
yaitu berupa elemen data yang disebut KEY.
Pada dasarnya key adalah
satu atau gabungan dari beberapa atribut (judul kolom) yang dapat membedakan
semua baris data dalm tabel secara unik.
Artinya jika suatu atribut dijadikan sebagai key, maka tidak boleh ada dua
atau lebih baris data dengan nilai yang sama untuk atribut tersebut.
Key terbagi menjadi 2 yaitu :
1.
Primary key adalah kunci utama, kunci yang
bersifat unik
2.
Secondary key adalah kunci pendukung berupa elemen
lain (walau tidak unik) tapi digunakan untuk identifikasi record (baris).
Menyimpan Data (Data
Storage)
Data yang dimiliki oleh sebuah
perusahaan harus diorganisasi atau didokumentasikan agar data tersebut dapat
diakses dengan mudah dan lebih efisien.Proses pengolahan data secara elektronik
dapat menyimpan data dengan cara yang terstruktur dari unit yang lebih kecil
kedalam unit yang lebih besar.
Penyimpanan data saat ini sudah banyak menggunakan
database. Pada umumnya basis data (Database) memiliki pengertian
dari 2 kata yaitu Basis dan Data. Dimana basis adalah kumpulan sedangkan data
adalah gambaran fakta dunia nyata yang memiliki objek yang didalamnya terdapat
beberapa tabel (baris dan kolom) dan satu dengan yang lainnya saling
berhubungan dan disimpan dalam media penyimpan secara elektronik.
Cara berinteraksi/berkomunikasi antara pemakai dengan basis data diatur
dalam suatu bahasa khusus, bahasa itu dapat kita sebut sebagai bahasa basis
data. Sistem manajemen database (Database
Manajement System / DBMS) adalah program yang mengelola dan mengendalikan
data dan interface antara data dan program aplikasi.
Menghasilkan
Informasi (Information Output)
Langkah terakhir dari siklus
pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya disajikan
dalam bentuk dokumen yang berisi transaksi atau data pihak lain, maksudnya data
yang berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan
merupakan dokumen sumber melainkan dokumen operasional.
Informasi juga disajikan dalam
bentuk laporan yang berisi informasi yang berguna bagi pihak internal dan
eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini digunakan oleh karyawan untuk
mengawasi kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan perusahaan.
Dalam sistem infoemasi yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara
yang telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer
memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis data (database) dengan
menggunakan kode-kode program.
Jadi informasi dapat disajikan
dalam bentuk query yaitu informasi yang diberikan oleh sistem karena
sistem merespon permintaan data secara spesifik, atau informasi yang belum
terpenuhi oleh sistem dan harus segera di respon. Query berfungsi untuk membuat
relasi atau penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut akan
menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk
output yang sesuai dengan data yang di proses.
Jadi dapat disimpulkan dengan
adanya pengolahan data secara benar akan mempermudah memperoleh informasi yang
cepat dan yang berguna untuk tujuan internal dan eksternal.
see me at www.iaincirebon.ac.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar